2　文書は常に整理し、その所在及び処理の状況を明らかにして、紛失、盗難、損傷等を防止しなければならない。

3　文書は、総務課長の承認を受けなければこれを庁外に持ち出し、関係者以外の者に示し、又は写させてはならない。

2　文書の番号は、毎年4月1日に第1号から一連番号により付け始め、翌年3月31日に止める。事案の完結に至るまで同一番号を用いなければならない。

3　前2項の規定にかかわらず、訴訟、工事、契約等に係る文書でそれらの事案の発端となった文書と1件態として管理する必要のあるときは、当該文書の記号及びその番号の枝番号を用いることができる。

2　一般照復文書、対内文書等は、事案の軽量により課長名を用いることができる。

3　前項の規定にかかわらず、法令等の定めのあるときには、村名又は課名を用いることができる。

2　起案文書には、起案の理由及び事案の経過を明らかにする関係書類を添えなければならない。

3　回議文書は、総務課において文書発議件名簿に所要事項を登載し、記号番号を付して直ちに決裁の手続をしなければならない。

4　回議文書は、全て流れ方式によるものとし、特に臨時急施を要する文書、機密その他重要な文書は、内容を説明することができる職員が持回りすることができる。

5　機密又は緊急を要する文書は、村長の指揮を受けて通常の手続によらず便宜処理することができる。ただし、事後に所定の手続をとらなければならない。

6　全て文書は、収受件名簿又は発議件名簿によって常に文書主任者においてその処理状況を明らかにしておかなければならない。

7　総務課長は、未処理件名を毎月1回各係別に調査して未処理の理由及び処理予定月日を記載して、主務係長に通知するとともに、村長に報告する。

2　決裁済の回議書は、各主任者が決裁年月日を記入し、即日浄書照合の上総務課長に回付しなければならない。

3　総務課長は、回付された浄書文書について回議書に割印と公印を押し、即日発送しなければならない。

4　発送を要する文書は、直ちに使送又は郵送に区分し、文書使送簿又は文書郵送簿にそれぞれ所要事項を記載発送するとともに、回議文書の発送欄に押印しなければならない。

5　施行済の回議書は、速やかに起案者に返付しなければならない。

6　文書及び金品を授受するときは、帳簿にその主任者の受領証印を押し、機密に属する文書は、総務課長において別に文書経理簿を備え、収受発送しなければならない。

2　完結文書は、各係の主任者において類別編集して、これを総務課長に引き継がなければならない。

2　次の文書は、永久保存とする。

3　次の文書は、10年保存とする。

4　次の文書は、5年保存とする。

5　次の文書は、1年保存とする。

6　文書の保存年限の計算は、その完結の日の属する年の翌年1月1日から起算する。ただし、会計年度によるものは、その完結した日の属する年度の翌年度初めから起算する。

2　保存年限を経過した文書で、なお必要があると認めるものは、更に年限を定めて、これを保存することができる。

3　文書の廃棄を決定したときは、廃棄印を押し、廃棄の年月日を保存台帳に記入しなければならない。

この訓令は、平成6年7月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。